Die Gemeinde Stäfa hat ihre Richtlinie zur nachhaltigen Beschaffung schneller als geplant erarbeitet – und dabei mehr politische Diskussionen ausgelöst als erwartet. Der Fall zeigt, wo solche Prozesse in Gemeinden ins Stocken geraten können und welche Lösungen weiterhelfen.
Ausgangspunkt war die Nachhaltigkeitsstrategie des Gemeinderats. Darin war vorgesehen, thematisch unterschiedliche Projektgruppen einzusetzen – eine davon zur nachhaltigen Beschaffung. Unterstützt durch ein vom Kanton Zürich mitfinanziertes Pilotprojekt der Stiftung Pusch begann die Projektgruppe Mitte 2024 mit der Erarbeitung einer eigenen Richtlinie.
Ursprünglich war dafür ein Zeithorizont von rund zwei Jahren vorgesehen. Im Rahmen des Pilotprojekts konnte der Zeithorizont jedoch deutlich verkürzt werden. Schliesslich dauerte die Erarbeitung rund ein Jahr – geprägt von zahlreichen Rückmeldeschlaufen, Überarbeitungen und politischen Diskussionen in unterschiedlichen Gremien. Immer wieder standen Verantwortlichkeiten, Aufwand, Kosten oder sprachliche Formulierungen im Zentrum.
Gerade weil der Prozess nicht linear verlief, bietet das Beispiel Stäfa heute wertvolle Erkenntnisse für andere Gemeinden. Das Beispiel zeigt, wo in der Praxis Widerstände entstehen können und welche pragmatischen Lösungen helfen, eine Richtlinie politisch und administrativ tragfähig zu gestalten.
In Stäfa zeigte sich früh ein wiederkehrendes Muster: Sobald von nachhaltiger Beschaffung die Rede war, kreisten viele Diskussionen plötzlich um dieselben Reizthemen, etwa veganes Essen, Elektrofahrzeuge oder Labels.
Dabei ging es in der Praxis um ein deutlich breiteres Spektrum, wie beispielsweise Tiefbauprojekte, Reinigungschemikalien, Möbel, IT-Dienstleistungen, Arbeitskleidung und vieles mehr.
Viele Vorbehalte entstanden weniger aus grundsätzlicher Ablehnung als aus Unsicherheit. Es gab die Sorge, nachhaltige Beschaffung bedeute künftig starre Vorgaben oder unrealistische Anforderungen.
«Das Schöne war, dass wir gemeinsam festgestellt haben: Viele nachhaltige Lösungen sind längst verfügbar und deren Beschaffung ist oft weniger kompliziert als zuerst angenommen»
– Marcus Bosshard, Leiter Fachbereich IT, Controlling und BWL, Gemeinde Stäfa
Die Projektgruppe reagierte pragmatisch: Begriffe wurden dort angepasst, wo sie unnötige Widerstände erzeugten. Aus «vegetarisch oder vegan» wurde beispielsweise «fleischlos» – nicht, weil sich das Ziel verändert hätte, sondern weil der Begriff weniger polarisiert. Auch bei Labels differenzierte die Projektgruppe stärker. Statt überall starre Zertifizierungspflichten vorzuschreiben, wurde genauer geprüft, wo sie tatsächlich sinnvoll sind und wo lokale oder nationale Standards bereits ausreichend Sicherheit bieten.
«Wenn das Holz direkt aus dem Stäfner Wald kommt, braucht es kein FSC-Label», erklärt Marcus Bosshard, Leiter Fachbereich IT, Controlling und BWL der Gemeinde Stäfa. Ähnlich argumentiert Stäfa bei Fisch aus dem Zürichsee oder bei Schweizer Fleisch, das unter anderen gesetzlichen Rahmenbedingungen produziert wird als importierte Produkte. Auch im Tiefbau zeigt sich die Differenzierung: Bei Naturstein aus dem Tessin besteht kaum die Sorge, problematische internationale Lieferketten berücksichtigen zu müssen.
Diese Abwägungen halfen, lokale Anbieter nicht unnötig auszuschliessen und die Richtlinie praxisnah zu halten. «Das Schöne war, dass wir gemeinsam festgestellt haben: Viele nachhaltige Lösungen sind längst verfügbar und oft einfacher zu beschaffen als zunächst angenommen», betont Bosshard.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die starke Einbindung der betroffenen Abteilungen. In der Projektgruppe arbeiteten Mitarbeitende aus Tiefbau, Immobilienunterhalt, Alter und Gesundheit sowie die Leitung der Küche des Alterszentrums zusammen.
«Hier kommt nicht irgendjemand aus dem Elfenbeinturm und macht Vorschläge. Mehrere Abteilungen waren involviert und unser Anliegen wurde ernst genommen.»
– Marcus Bosshard, Leiter Fachbereich IT, Controlling und BWL, Gemeinde Stäfa
Zusätzlich wurden sämtliche Abteilungen, Fachbereiche, die Schule und das Alterszentrum mehrfach konsultiert. Entwürfe wurden vorgestellt, diskutiert und aufgrund der Rückmeldungen laufend überarbeitet. Dieser Aufwand zahlte sich aus: Einerseits floss wichtiges Praxiswissen in die Richtlinie ein, andererseits entstand Vertrauen zwischen der Verwaltung und den beteiligten Abteilungen.
«Dadurch wussten die anderen Abteilungen: Hier kommt nicht irgendjemand aus dem Elfenbeinturm und macht Vorschläge», erklärt Bosshard. «Mehrere Abteilungen waren involviert und unser Anliegen wurde ernst genommen.»
Gerade diese breite Abstützung erwies sich später auch im politischen Prozess als entscheidend. Die Projektgruppe konnte immer wieder aufzeigen, dass die Richtlinie gemeinsam mit jenen Personen erarbeitet worden war, die später auch damit arbeiten.
Fast überall taucht dieselbe Sorge auf: Wird nachhaltige Beschaffung nicht deutlich komplizierter?
Stäfa setzt deshalb auf einen pragmatischen Ansatz. Bestehende Verträge müssen nicht rückwirkend angepasst werden. Relevant wird die Richtlinie vor allem bei neuen Beschaffungen oder bei der Erneuerung bestehender Verträge.
Toolbox nachhaltige Beschaffung Schweiz: Beschaffungsverantwortliche finden hier kostenlos die wichtigsten Informationen und juristisch geprüfte Nachhaltigkeitskriterien für rund 20 Produktgruppen. In den jeweiligen Merkblättern finden Sie ökologische und soziale Risiken, praxistaugliche Empfehlungen sowie Textbausteine für Ihre Ausschreibung.
Wissensplattform nachhaltige öffentliche Beschaffung WöB: Die Plattform vereint Wissen, Vorlagen und Tools für eine praxisnahe nachhaltige Beschaffung.
Um die Umsetzung im Alltag zu erleichtern, entwickelte die Projektgruppe einfache Hilfsmittel wie Checklisten. Gleichzeitig sieht die Richtlinie bewusst Ausnahmen vor, sofern diese begründet werden können.
So muss beispielsweise kein Recyclingpapier verwendet werden, wenn eine Schule spezielles Papier für Kalligrafie benötigt. Entscheidend ist nicht die starre Einhaltung einzelner Vorgaben, sondern eine nachvollziehbare Abwägung.
Besonders intensiv diskutiert wurde die Frage der Kosten. Die Projektgruppe versuchte dabei bewusst, Nachhaltigkeit nicht immer wirtschaftlich «schönzurechnen».
Zwar können nachhaltige Lösungen über den gesamten Lebenszyklus betrachtet günstiger sein, etwa durch tiefere Betriebs- oder Unterhaltskosten. Gleichzeitig gibt es aber auch Produkte, bei denen nachhaltige Varianten schlicht teurer sind.
«Bio-Brokkoli vom Stäfner Biobauernhof ist teurer», hält Bosshard fest. «Und da gibt es auch keinen Lebenszyklus nach dem Konsum, das muss man ehrlich sagen.» Gleichzeitig greift der reine Einkaufspreis oft zu kurz. Nachhaltige Lösungen bringen teilweise indirekte Vorteile – etwa geringere Umweltbelastungen in der Landwirtschaft, weniger Lärm durch Elektromobilität oder geringeren Unterhaltsaufwand.
Beschaffung
Gemeinden
Fachartikel
Als Beispiel nennt Bosshard die Umgestaltung von Grünflächen: Die Umstellung von klassischem Rasen auf eine Blumenwiese verursacht zunächst höhere Investitionskosten – etwa durch das Entfernen des bestehenden Rasens und die Neuansaat. Dafür sinkt der Pflegeaufwand deutlich – statt häufigem Mähen sind nur noch ein bis zwei Schnitte pro Jahr nötig. Entscheidend ist: Rasen und Blumenwiesen sind nicht dasselbe. Es handelt sich um unterschiedliche Gestaltungskonzepte mit unterschiedlichen Kosten- und Nutzungsprofilen.
Genau diese Differenzierung stärkt im politischen Prozess die Glaubwürdigkeit der Richtlinie. Nachhaltigkeit wurde nicht als kostengünstige Win-win-Lösung verkauft, sondern als bewusste Entscheidung, bei der Mehrkosten offen benannt und politisch getragen werden.
Auch in Stäfa kam die Frage nach der Verantwortung für die Umsetzung der Beschaffungsrichtlinie auf. Die Gemeinde entschied sich bewusst gegen neue Kontrollstrukturen. Stattdessen wurde nachhaltige Beschaffung direkt in bestehende Abläufe integriert. Wer eine Beschaffung freigibt, prüft heute nicht nur Budget und Bedarf, sondern auch die Einhaltung der Richtlinie. Die Verantwortung folgt dabei den bestehenden Finanzkompetenzen und damit den etablierten Entscheidungsstufen innerhalb der Verwaltung.
Unterstützt wird dieses Vorgehen durch standardisierte Textbausteine in Beschlüssen und Anträgen. Darin wird festgehalten, ob die Richtlinie eingehalten wurde oder weshalb eine Ausnahme notwendig ist. Solche und weitere Angaben werden auch für das Controlling systematisch ausgewertet.
Rückblickend zeigt sich: Die intensive Diskussion mit politischen Gremien und Verwaltungsabteilungen war ein wichtiger Bestandteil des Projekts. Der wiederholte Austausch ermöglichte es, Fragen zu klären, unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Konkrete Beispiele, Erfahrungen anderer Gemeinden sowie die Einordnung aktueller technischer Entwicklungen erwiesen sich dabei als besonders hilfreich. So konnte die Akzeptanz für die gewählten Lösungen schrittweise gestärkt und breit verankert werden.
«In manchen Bereichen entwickeln sich Technologien so rasch weiter, dass man im Verwaltungsalltag schnell nicht mehr auf dem neusten Stand ist», so Bosshard.
«Wenn klar ist, dass alle schon einmal involviert waren, entsteht weniger Angst vor Fehlern – und mehr Bereitschaft, Entscheidungen mitzutragen»
– Marcus Bosshard, Leiter Fachbereich IT, Controlling und BWL, Gemeinde Stäfa
Wie erwähnt, spielte auch die breite Einbindung der Beteiligten eine wichtige Rolle. Diskussionen werden oft sachlicher, wenn konkrete Beispiele statt abstrakter Befürchtungen auf dem Tisch liegen und sichtbar wird, dass die Richtlinie gut abgestützt ist. «Wenn klar ist, dass alle schon einmal involviert waren, entsteht weniger Angst vor Fehlern – und mehr Bereitschaft, Entscheidungen mitzutragen», sagt Bosshard.
In Gemeinden mit Milizsystem, verschiedenen Gremien oder langen politischen Prozessen braucht nachhaltige Beschaffung vor allem eines: Geduld. Fortschritt verläuft selten linear. Entscheidend ist, dass Widerstände ernst genommen und gleichzeitig praktikable Lösungen entwickelt werden, damit nachhaltige Beschaffung mehrheitsfähig wird.
Sie möchten nachhaltige Kriterien verbindlich in Ihrer Beschaffung verankern? Pusch begleitet Gemeinden bei der Entwicklung einer passenden Richtlinie. Gemeinden in den Kantonen Aargau, Bern und Zürich können zudem von kantonalen Kostenbeiträgen profitieren:
Der Kanton Aargau übernimmt für fünf seiner Gemeinden Dreiviertel der Kosten.
Der Kanton Bern prüft bei Bedarf die Übernahme der Hälfte der Kosten seiner Gemeinden.
Der Kanton Zürich übernimmt auf Anfrage die Hälfte der Kosten seiner Gemeinden.
Titelbild: Gemeinde Stäfa
Die Beratung fand im Rahmen des Netzwerks Ressourceneffizienz Reffnet statt.
